Domaine technique : Gestion électronique de documents
Secteur : Education

Présentation du projet

Cette université souhaitait faciliter l’accès aux factures fournisseurs (environ 500 par jour) après leur comptabilisation dans SAP. Le système en place, basé sur des factures papier, exigeait le recours à un comptable pour toute consultation ou obtention d'une copie de facture. Les professeurs, principaux acteurs dans la génération des commandes et des factures, souhaitaient avoir un accès rapide aux factures qui les concernent.

Objectifs principaux:
Permettre aux utilisateurs autorisés (comptables, professeurs) de consulter les factures électroniques les concernant depuis SAP.
Réduire le temps de saisie des factures
Diminuer les frais logistiques associés au traitement papier

Solution proposée

SmartWave a proposé une solution en trois phases:

1) Numérisation et archivage: numérisation des factures décentralisée dans chacun des 4 centres de comptabilisation. Traitement par lots, avec feuille séparatrice comportant 3 codes barre (identifiant du comptable, type de document, type de comptabilisation). Ces codes barre permettent d’associer le fichier facture au comptable en charge du traitement et de lancer la transaction SAP correspondant au type de documents.

2) OCR: reconnaissance optique de caractères sur l’étiquette, afin de pré-remplir certains champs du masque de saisie. Dans le processus existant, les professeurs apposent une étiquette sur la facture, laquelle fournit des informations imprimées (code professeur, compte de débit) ou manuscrites (montant, date, signature). La solution proposée par SmartWave consiste à ajouter un code-barre sur l’étiquette, afin de permettre la lecture automatique et la séparation de pages.

3) OCR du bordereau de paiement postal au format OCR-B, qui contient l'information clé de la facture. Pour les factures qui n'ont pas ce bordereau, i, OCR du numéro de TVA, qui peut se trouver n'importe où dans la facture. Ces informations permettent de lier automatiquement les images des factures avec la base de données de la comptabilité, ce qui permet une recherche riche des documents.

Mise en place

En trois temps:

Analyse et proposition d'une solution d’équipement et d’organisation du travail, afin d’insérer au mieux la phase de numérisation des factures dans le fonctionnement actuel des centres de comptabilité.
Mise en oeuvre phase 1 (numérisation et archivage), incluant l'installation des scanners et du logiciel de numérisation, le test, la formation des utilisateurs (comptables), la documentation et l'assistance
Mise en œuvre phase 2 (OCR des étiquettes)
Mise en œuvre phase 3 (OCR des bordereau de paiement OCR-B et du numéro de TAV)



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